Zum Gelingen von Beteiligungsprozessen tragen viele Faktoren bei. Neben der grundsätzlichen Bereitschaft in Rat und Verwaltung, sich Ideen von außerhalb zu öffnen, sind es auch viele Verfahrensschritte und Beteiligungsgrundsätze, die bei der Durchführung zu bedenken sind. Sie geben häufig den Ausschlag dafür, ob die Beteiligten ihr eingebrachtes Engagement als zielführend oder als vertane Zeit und Mühe empfinden.
Die Überlegungen und Erfahrungen sind in etlichen Kommunen in Beteiligungsrichtlinien eingeflossen. Beteiligungsrichtlinien der Stadt Heidelberg
Die Stadt Tübingen hat ein Beteiligungshandbuch herausgegeben, in dem Erfahrungsberichte, Beteiligungsgrundsätze und verschiedene Beteiligungsformate dargestellt sind. Handbuch für Bürgerbeteiligung – Tübingen gemeinsam gestalten
